L'attività del notaio in campo immobiliare

I venditori devono produrre i seguenti documenti:

• la fotocopia di un documento di identità (qualora i dati relativi alla residenza o alla professione non fossero aggiornati, indicare i nuovi dati sulla fotocopia);
• la fotocopia del codice fiscale;
• i documenti relativi allo stato civile. Per chi è coniugato: estratto dell’atto di matrimonio da richiedere al Comune in cui è stato contratto il matrimonio;
• per chi è separato: copia della sentenza di separazione;
• per chi è divorziato, vedovo, nubile o celibe: certificato di stato libero rilasciato dal Comune;
• indicazione di eventuali spese per ristrutturazione e/o risparmio energetico che si stanno portando in detrazione nella dichiarazione dei redditi. 

Se qualche venditore non interviene personalmente all’atto, l’originale della procura speciale o copia autentica della procura generale. 

Per i cittadini extracomunitari, la fotocopia del premesso di soggiorno, o verifica condizioni di reciprocità. 

Per le società occorrono i normali documenti che giustificano i poteri del legale rappresentante:

• visura recente del registro imprese da cui risultino gli organi in carica, visura che può essere effettuata per via telematica dallo studio notarile;
• statuto vigente della società o patti sociali attuali;
• eventuale delibera del consiglio di amministrazione o dell’assemblea dei soci che autorizzano il legale rappresentante a compiere l’atto.

Per i compratori occorrono gli stessi documenti dei venditori e cioè:

• la fotocopia di un documento di identità (qualora i dati relativi alla residenza o alla professione non fossero aggiornati, indicare i nuovi dati sulla fotocopia);
• la fotocopia del codice fiscale;
• i documenti relativi allo stato civile. per chi è coniugato: estratto dell’atto di matrimonio da richiedere al Comune in cui è stato contratto il matrimonio;
• per chi è separato: copia della sentenza di separazione;
• per chi è divorziato, vedovo, nubile o celibe: certificato di stato libero rilasciato dal Comune.

Se un compratore non interviene personalmente all’atto, occorre l’originale della procura speciale o copia autentica della procura generale.

Per i cittadini extracomunitari, la fotocopia del premesso di soggiorno, o verifica condizioni di reciprocità.

Se un compratore chiede le agevolazioni della prima casa, deve esibire un documento di identità con la residenza aggiornata o, in mancanza, certificato di residenza in carta semplice. 

Per le società occorrono i normali documenti che giustificano i poteri del legale rappresentante:

• visura recente del registro imprese da cui risultino gli organi in carica e/o visura che può essere effettuata per via telematica dallo studio notarile;
• statuto vigente della società o patti sociali attuali;
• eventuale delibera del consiglio di amministrazione o dell’assemblea dei soci che autorizzano il legale rappresentante a compiere l’atto.

Per gli immobili occorre esibire anzitutto i documenti dai quali risulta la proprietà del venditore (titolo di proprietà). 

Se l’immobile è pervenuto al venditore per compravendita, donazione, divisione, o altro atto notarile, produrre la copia dell’atto.

Se l’immobile è pervenuto per provvedimento del giudice (acquisto all’asta), produrre la copia dello stesso.

Se l’immobile è pervenuto per successione, produrre copia della dichiarazione di successione e della trascrizione dell’accettazione dell’eredità.

La trascrizione dell’accettazione dell’eredità è una fattispecie diversa dalla Dichiarazione di Successione, che è solo un adempimento fiscale idoneo solo a volturare a Catasto l’immobile ma non ne fa acquisire la proprietà con la trascrizione nei registri immobiliari. L’accettazione di eredità è espressa se fatta con atto notarile ad hoc, è tacita, ed è il caso più frequente se si fa in sede di vendita dell’immobile ereditato a cura del Notaio rogante ed a spese del venditore. 

Se la successione è regolata da un testamento, occorre anche copia del verbale di pubblicazione del testamento. 

Se l’immobile è stato costruito dai venditori, devono essere prodotti i documenti relativi al suolo, l’accatastamento, gli estremi delle concessioni edilizie, permessi di costruire, D.I.A., S.C.I.A., ecc. 

È importante che sia esibita anche la planimetria catastale dell’immobile.

A.P.E. – Attestato di prestazione energetica, salvo i casi di esenzione (box auto e/o piccoli fabbricati privi di riscaldamento). 

Per i fabbricati (appartamenti, cantine, box, villette, capannoni, ecc.) è necessaria tutta la documentazione che attesti la regolarità urbanistica dell’immobile:

• produrre tutte le licenze e concessioni, anche in sanatoria, che sono state rilasciate. Per i fabbricati la cui costruzione sia stata iniziata prima del 1° settembre 1967, non occorrono le licenze precedenti a tale data, mentre servono tutte quelle successive;
• se è stato richiesto e ottenuto il condono, esibire la copia della concessione in sanatoria rilasciata dal Comune;
• se il condono è stato richiesto, ma il Comune non ha ancora dato risposta, esibire: copia della domanda di condono
• copia di tutte le ricevute dei versamenti;
• documenti dai quali risulti l’assenza di vincoli.

È opportuno che il compratore sia consapevole che, mentre il notaio può e deve garantire l’inesistenza di ipoteche, per quanto riguarda la regolarità urbanistica degli immobili il notaio può solo accertare se è stata rilasciata una licenza o concessione, ma non che l’immobile sia conforme ad esse. In altre parole, è interesse dell’acquirente far controllare da un proprio tecnico di fiducia se di fatto il fabbricato è conforme alle licenze o concessioni rilasciate o dare specifico incarico al Notaio di fare tali controlli tramite i tecnici che normalmente collaborano con lo studio notarile

Per i terreni (terreni agricoli, suoli edificatori, ecc.) occorre invece:

• il certificato di destinazione urbanistica, rilasciato dal Comune in cui si trova l’immobile;
• l’eventuale frazionamento catastale, se si vende una porzione più piccola di quella acquistata.

Occorrono ancora copia dell'eventuale contratto preliminare con i relativi estremi di registrazione, fotocopia degli assegni già corrisposti o della contabile dei bonifici eseguiti, sia a titolo di acconto/caparra, sia a pagamento delle provvigioni dell'eventuale agenzia immobiliare per il cui tramite la vendita si è conclusa.

Nel caso di immobili in condominio all'atto sarà poi necessario produrre attestazione dell'amministratore condominiale attestante l'avvenuto saldo delle spese condominiali.